L’usage de la messagerie institutionnelle aboutit à se poser la question de la conservation des archives de messagerie. Une fois la réponse obtenue, se pose la seconde question : oui, mais comment ? C’est à celle-là que je tente de répondre.

L’état des lieux

On considérera dans cet exemple que les messages à archiver sont stockés soit sur un serveur accessible par imap ou pop3 (peu importe que ce soit exchange, postfix ou exim...) , soit dans des fichiers PST , MBOX ou Maildir.

Les ingrédients

Nous utiliserons plusieurs outils :

 Mozilla Thunderbird
 le plugin "Import Export Tools" pour Thunderbird
 Mhonarc
 readpst

Leur installation sera abordé au point 4 de ce sujet.

Le principe

Nous allons stocker nos messages dans un fichier au format MBOX puis le transformer en pages HTML. Pourquoi ce choix ?
Les pages HTML répondront aux besoins de consultation d’archives courantes sans avoir besoin d’un client de messagerie. Il suffit d’un navigateur web. De cette manière, nous essayons d’atteindre universalité et pérennité d’accès à notre archive [1].

Le fichier MBOX assurera la conservation des informations probatoires (notamment les en-têtes de messages) avec la possibilité d’y appliquer un hashage. Ici, nous essayons d’obtenir conservation et intégrité de l’archive [2].

Conserver sous forme de PST impose de continuer à utiliser Outlook dans les prochaines années et que ce format soit maintenu par son éditeur. Au vu de la progression de la qualité des webmail (OWA ou Zimbra par exemple), je ne parie pas là-dessus. MBOX tout seul nécessitera aussi un client lourd (même si on a une plus grande diversité d’outils). Les format Maildir, eml, msg posent très vite le problème de la quantité de fichiers (pour la technique de hashage, ça ne va pas être simple) et celle du client lourd. Pour toutes ces raisons, le couple (pages HTML+MBOX hashé) m’a semblé répondre le mieux aux différents besoins. A vous de conserver l’un ou/et l’autre ou adapter la méthode à vos propres choix.

Installation des outils

Commençons par le plus simple : "Thunderbird" et son plugin "ImportExport Tool". Pour installer thunderbird, il suffit d’aller sur le site officiel : http://www.mozilla.org/fr/thunderbird/. Les utilisateurs de linux pourront faire confiance au paquet RPM ou DEB qui est proposé avec leur distribution.

Une fois Thunderbird installé, il faut encore le configurer. Au premier lancement, on vous propose de créer un compte ou d’ouvrir une boite mail existante. On ouvrira bien évidemment la boite email ou les boites emails que l’on veut archiver : contact@votredomaine.com, sav@votredomaine.com etc....

Lancez ensuite l’entrée "modules complémentaires" que vous trouverez dans le menu OUTILS, vous verrez plusieurs choses s’afficher mais ce qui nous intéresse est la zone de recherche en haut à droite qui va nous permettre de rechercher et installer "Import export tools".

Passons ensuite à Mhonarc. Vous irez sur le site web Mhonarc télécharger la dernière version (2.6.18 au moment où j’écris ces lignes).

MHonArc est écrit en langage perl, un langage non compilé (de type « script » ) très répandu ce qui en facilite d’autant plus la lecture, notamment pour en vérifier l’inocuité.

Les utilisateurs devront donc préalablement disposer de Perl sur leur machine. Perl est inclus dans les systèmes linux et Mac. Il est installable assez facilement sous windows. Lire la page de téléchargement de perl.org ou sur telecharger.com si vous préférez.

Readpst est téléchargeable sur le site de l’auteur si vous utilisez Linux et il en existe un portage sous windows téléchargeable sur http://www.marklyon.org/gmail/gmailapps.htm

la mise en oeuvre

Nous allons commencer par les messages accessibles par Thunderbird. C’est surtout le cas des messageries qui utilisent le protocole IMAP ou le protocole POP3 mais aussi les espaces de stockage au format Maildir. Depuis que vous avez installé le module IMPORTEXPORT TOOLS, il vous est possible en faisant un clic droit sur un de vos comptes de messagerie, de sélectionner « Import/Export—>Rechercher et Exporter »

Dans la fenêtre suivante, l’export se fait en 4 étapes :

1. définir les conditions (dans la copie d’écran ci-dessous, j’ai choisi l’année 2011)
2. effectuer la recherche
3. sélectionner le format « mbox(nouveau) »
4. exporter

   

Pour les fichiers PST générés par Outlook, vous devrez utiliser la commande readpst de façon très simple :
readpst nomdufichier.pst
Cette commande exporte le fichier du dossier courant répondant au nom de nomdufichier.pst. Par défaut, le résultat est au format MBOX, se situe dans le dossier courant et le nom du fichier est le nom du dossier (par défaut outlook attribue « dossier personnel ») sans l’extension ".pst".

Vous avez maintenant toutes vos archives de messagerie au format mbox. C’est le bon moment pour effectuer une empreinte numérique par la technique md5, sha256 ou sha512. Voilà ce qu’on a :

Il suffit alors de faire au choix :

Cela crée un fichier mbox.md5 ou mbox.sha512 qui contient l’empreinte numérique :

Enfin , nous utilisons mhonarc pour créer nos archives html :
mhonarc Nom_du_fichier_mbox -rcfile common_fr.mrc -outdir dossier_de_sortie

Dans la ligne ci-dessus, vous remplacez Nom_du_fichier_mbox par votre fichier mbox et le dossier_de_sortie par votre propre choix (c :\archives ou /home/votrepseudo/archives) pourvu que ce dossier existe.

L’option -rcfile vous permet d’utiliser le fichier common_fr.mrc (en téléchargement en bas de ce article) lequel va permettre que les fichiers HTML générés par Mhonarc soient en français. Si vous préférez l’anglais, ne mettez pas "-rcfile common_fr.mrc".

Attention, je vous déconseille de lancer mhonarc sans mettre l’option "-outdir" suivie du chemin. Le nombre de fichiers générés est très important donc remisez-les dans un dossier créé pour l’occasion (Sinon vos fichier mbox seront noyés dans plein d’autres fichiers).

Dans ce nouveau dossier, vous trouverez une série de fichiers à l’extension .bin, jpg, pdf, doc, xls... Ce sont les pièces jointes que l’on retrouve dans les messages. Ne les détruisez pas.

Les fichiers à l’extension .html correspondent chacun à un message archivé sauf maillist.html et threads.html qui sont le catalogue complet de vos messages.

Pour lire vos messages archivés, il vous suffit maintenant de lancer maillits.html dans votre navigateur préféré. Vous pourrez ensuite cliquer sur un message, rechercher par date, par fil de discussion, par auteur ou titre. En cliquant sur un titre, vous verrez le contenu du message et les pièces jointes que vous pourrez également visualiser par un clic de souris.

Conclusion

Vous avez maintenant stocké vos archives de messagerie sous deux formats différents : mbox et html. Vous avez calculé les empreintes numériques de vos fichiers mbox. Il reste à stocker tout ça sur un support longue durée (DVD par exemple), lui-même rangé dans le coffre-fort. Les améliorations possibles sont :
 la mise à disposition pour votre communauté de travail de ces archives au travers d’un serveur web intranet à accès sécurisé
 l’ajout d’un moteur de recherche interne